چگونه یک تیم کاری را باموفقیت بیشتری مدیریت کنیم؟

نتیجه‌‌ی تحقیقات مؤسسه‌ی مشاوره‌ی دیلویت نشان می‌دهد که در سال‌های اخیر، سازمان‌ها از سلسله‌ مراتب غیر منعطف دست می‌کشند و به مدل‌های مبتنی بر تیم روی می‌آورند. این تغییر در ساختار، به‌نوعی از تغییر در ماهیت خود کار نیز ناشی می‌شود. درحالی‌که ما از وظایف ساده‌ی روزانه به سمت حل مشکلات پیچیده، آن‌هم به روش‌های خلاقانه حرکت می‌کنیم؛ این تیم‌ها هستند که به ما اجازه داده‌اند تجارب، بینش، مهارت‌ها و ظرفیت‌های چندین نفر را در کنار یکدیگر قرار دهیم. بااین‌حال تیم‌ها با چالش‌های زیادی روبرو هستند.

بروس اکفلت، بنیان‌گذار شرکت مدیریتی اکفلت و مربی کسب‌وکار که در سال‌های اخیر با ده‌ها شرکت و تیم مختلف (ازجمله تیم‌های نرم‌افزاری، تیم‌های بازاریابی، تیم‌های عملیاتی و حتی تیم‌های مدیریتی و رهبری) کار کرده است، معتقد است با آن‌که هر تیمی ویژگی‌های منحصربه‌فرد دارد و با چالش‌های خاصی مواجه می‌شود؛ ولی دلایل متعدد مشترکی برای شکست بالقوه‌ی تلاش تیم‌ها وجود دارد. او این اشتباهات رایج را ذکر می‌کند و توضیح می‌دهد که چگونه می‌توان با حفظ هوشیاری و اجتناب از این خطاها، شانس موفقیت و گستره‌ی تأثیر خود را افزایش داد.

فقدان هدف

نخستین و مهم‌ترین نکته این است که هیچ تیمی، بدون یک هدف واضح و مشخص، نمی‌تواند برای موفقیت آماده شود. وقتی نمی‌دانید چرا همه‌ی شما با هم کار می‌کنید و تعریف دقیقی از نتایج موفقیت ندارید، هر یک از افراد راه خودشان را می‌روند. اعضای تیم، مفروضات ذهنی متفاوتی خواهند داشت، از اطلاعات مختلفی استفاده می‌کنند و بالطبع، نتیجه‌گیری منسجمی به دست نمی‌آید.

یک تیم عالی، مشتریان اصلی خود را به‌خوبی می‌شناسد و می‌داند چه محصولات و خدماتی برای آنان تولید می‌کند. در مرحله‌ی بعد، تیم می‌داند که مشتریان پس از دریافت محصولات یا خدمات باید چگونه از آن‌ها استفاده کنند. به این ترتیب اعضای تیم کاملاً متوجه هستند که باید روی کدام قسمت از پروسه‌ها متمرکز شوند و تلاش فردی خود را به کار می‌گیرند تا ارزش‌آفرینی بیشتری برای مشتریان داشته باشند.

نقش‌های نامشخص

فقط یک موضوع ناگوارتر از این است که ندانید اعضای دیگر تیم مشغول چه‌کاری هستند: اینکه حتی نفهمید خودتان چه وظیفه‌ای دارید! وقتی نقش اعضای گروه مشخص نباشد، آن‌ها مجبورند طبق حدسیات خود، کاری را انجام دهند و برای قدم‌های بعدی هم تصمیم‌گیری کنند. اغلب اوقات اعضای تیم روی وظایف کوچک متمرکز می‌شوند تا احساس مثبت و سازنده‌ای داشته باشند. کمی بعد هم متوجه می‌شوند که وقتشان را هدر داده‌اند و تلاش‌هایشان بی‌فایده بوده است.

ولی در تیم‌های کارا، نقش تک‌تک اعضا مشخص و تعریف‌شده است و بحث‌های منظمی هم صورت می‌گیرد تا تیم اطمینان حاصل کند وظایف مختلف، یکدیگر را همپوشانی نمی‌کنند یا بخشی از کار، بدون مسئول باقی نمانده است. امتیازدهی وظایف بر اساس مسئولیت‌ها، شاخص‌های عملکرد کلیدی و اهداف اجرایی خاص صورت می‌گیرد. از این امتیازات، یک ماتریس وظایف و عملکرد خلق می‌شود که تضمین می‌کند هیچ نقش تکراری یا خلأ وظیفه‌ای وجود ندارد و رفتار اعضای تیم با یکدیگر سازگار و هماهنگ است.

ذهنیت غیر منعطف

بسیاری از تیم‌ها به‌ این‌ علت شکست می‌خورند که فکر می‌کنند توانایی تغییر شرایط، موقعیت یا چهارچوب‌های خود را ندارند؛ درنتیجه خود را گرفتار وضعیتی می‌بینند که قابل‌ بهبود نیست. اغلب اوقات فنی‌ترین و هوشمندترین تیم‌ها به این دام گرفتار می‌شوند. هوش و موفقیت‌های پیشین، آن‌ها را به این فکر می‌اندازد که اگر نتوانند با رویکردهای استاندارد سابق خود مشکلی را حل کنند، پس هیچ راه‌ حلی وجود ندارد.

ولی تیم‌های عالی، با تفکر رشد پیش می‌روند. آن‌ها چیزهایی را که غیر ممکن به نظر می‌رسد، امتحان می‌کنند و ریسک شکست را می‌پذیرند. به‌علاوه تمایل دارند سریع‌تر یاد بگیرند، رویکردهای جدیدی بیابند و در طول مسیر با مهارت‌ها و تکنیک‌های جدید آشنا شوند.

تصمیم‌گیری ضعیف

تیم‌هایی که سبک تصمیم‌گیری درستی ندارند، به دو طریق شکست می‌خورند. گروه اول تیم‌هایی هستند که برای اتخاذ هر تصمیم، بیش‌ازحد فکر می‌کنند و زمان زیادی از دست می‌دهند. گاهی هم آن‌قدر گرفتار می‌شوند که کلاً از تصمیم‌گیری بازمی‌مانند. حالت دوم، وقتی است که تیم‌ها برای تصمیم‌گیری وقت نمی‌گذارند و بدون فکر، به مرحله‌ی اجرا می‌رسند. نتیجه‌ی این پروسه، شکست تیم یا صدمات جدی به آن است.

تیم‌های هوشمند برای تصمیم‌گیری مراحل مختلفی را در نظر می‌گیرند:

ورودی -- مشورت -- نتیجه‌گیری -- تصویب ونهایتاً اطلاع‌رسانی

 برای آن‌ها کاملاً مشخص است که چه افرادی در کدام مراحل پروسه دخیل هستند. درعین‌حال چندین نفر را به فعالیت در مراحل میانی موظف می‌کنند تا پروسه‌ها سرعت بیشتری به خود بگیرد. ازآنجاکه افراد متخصص روی بخش‌های مختلف این تصمیم نظارت داشته‌اند، وقتی‌که تیم به مرحله‌ی اجرای تصمیم می‌رسد، کار سریع و بدون مشکل پیش می‌رود.  

کمبود منابع

یکی از مواردی که تیم را سریعاً به مرحله‌ی سقوط می‌رساند، کمبود منابع است. گاهی اوقات خود تیم مسئول این نقصان است؛ ولی غالباً مقصر اصلی، سازمانی است که این تیم را برای یک هدف مشخص تشکیل داده. زمانی که اعضای تیم، ابزار، تجهیزات و قدرت لازم را برای انجام کار در اختیار ندارند؛ خیلی زود روحیه، انگیزه و تعهد خود را از دست می‌دهند. این شرکت‌ها هستند که باید محیط و فضای کاری مناسب را برای تیم‌ها فراهم کنند.

تیم‌هایی که به‌خوبی عمل می‌کنند توسط پشتیبانان و مدیران خوب حمایت می‌شوند. مسئولانی که همه‌ی نیازها و ابزارهای لازم را در اختیار تیم قرار می‌دهند تا افراد بتوانند به‌سرعت و با هدف، به موفقیت دست پیدا کنند. مدیران باتجربه می‌دانند که بهتر است تصمیم‌ها و پروسه‌ها را به تیم واگذار کنند و خودشان برای برطرف کردن موانع موجود و فراهم کردن تسهیلات لازم و اطلاعات مورد نیاز تلاش کنند.   

درست است که اجتناب از همه‌ی این مشکلات، تضمین نمی‌کند یک تیم فوق ستاره داشته باشید؛ ولی بی‌تردید عدم موفقیت در رفع آن‌ها، نتایج سطح پایینی عایدتان خواهد کرد.

منبع :زومیت به نقل ازINC

    نظرات

    یوتیوب در راه ایران
    رسانه های اجتماعی
    یوتیوب در راه ایران
    در تحقیقات علمی متعدد از جمله آنچه هافینگتون پست در سال 2017 گزارش داد، مشخص شده ،در مقام مقایسه، یوتیوب سالم‌ترین پلتفرم محسوب می‌شود.
      2018-09-10 07:36:00
    لینکدین چه اطلاعاتی از من دارد؟
    جامعه
    لینکدین چه اطلاعاتی از من دارد؟
    اگر از لینکدین استفاده می‌کنید باید بدانید که این پلتفرم اطلاعات خیلی زیادی از شما دارد. اگر تمایل دارید تا بفهمید این اطلاعات شامل چه چیزهایی می‌شود این مطلب را مطالعه کنید.
      2018-09-09 17:33:00
    از پیام‌رسان‌های داخلی چه خبر؟
    جامعه
    از پیام‌رسان‌های داخلی چه خبر؟
    آمارهایی که مدیران و روابط‌عمومی‌های چند پیام‌رسان فعال ارائه داده اند و بررسی میزان بازدید این پیام‌رسان‌ها از طریق سایت‌های واسط بین‌المللی ...
      2018-09-06 12:15:00
    تحلیلی برفروشگاه‌های آنلاین کتاب در ایران
    بازاریابی و بازارسازی
    تحلیلی برفروشگاه‌های آنلاین کتاب در ایران
    بسیاری از مهندسان و تولیدکنندگان نرم‌افزار بیش از این‌که برای جامعه نرم‌افزار بسازند؛ بیشتر برای دل خود نرم‌افزار می‌سازند. نرم‌افزارهای آن‌ها ممکن است از نظر فنی یا معماری فوق‌العاده باشند اما ...
      2018-09-03 16:28:00
    ظرفیت های نهفته درگوگل کروم
    نرم افزارها
    ظرفیت های نهفته درگوگل کروم
    یکی از دلایل محبوبیت گوگل کروم، رابط کاربری واضح و خوش ساخت و همینطور تطبیق پذیری بالای آن است. همچنین با وجود کتابخانه‎ای غنی از افزونه‎های متنوع هر روز به توانایی‎های آن افزوده می‎شود.
      2018-08-31 11:59:00